個人情報保護方針

株式会社インタラック西日本(以下「当社」といいます)は、人類に生活の豊かさと同時に心の豊かさをもたらし、0才から100才までの全人格的教育を通じて、意味のあふれる社会を実現するため、並びに世界に言葉・文化・教育の理解進展を深め、人類の深い結びつきと平和共存に貢献するため、人材派遣・人材紹介事業及び外国語関連教育事業を行っております。

これらのサービスを展開していくにあたり、個人情報を含む情報資産を安全に管理することは、当社の重要事項であり、これを確実に実践していくために、以下の個人情報保護方針に基づき、役員及び社員が一体となって、個人情報の適切な取扱いに取り組んでまいります。

1
当社は、すべての事業で取扱う個人情報(※保有個人データを含む)及び社員等の個人情報の取扱いに関し、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。さらに、日本産業規格「個人情報保護マネジメントシステム―要求事項」( JIS Q:15001 )に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、個人情報を保護いたします。
2
個人情報の取得、利用にあたっては、その利用の目的を特定し、その目的の達成に必要な範囲内で適切に取扱い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)はいたしません。また、目的外利用を行わないために、適切な管理措置を講じます。
3
個人情報の取得は適法かつ公正な方法で取得します。
4
当社は、ご本人の同意を得ている場合、法令に基づく場合等を除き、取得した個人情報を第三者に提供することはいたしません。
5
個人情報の取得・利用・提供の各場面において、その情報を提供した本人が適切に関与し得るようにいたします。また、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談を受けた場合は、その内容について迅速に事実関係等を調査し、合理的な期間内に誠意をもって適切に対応いたします。
6
個人情報の管理にあたっては、組織的・人的・物理的・技術的な安全管理措置を講じ、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正に取り組みます。
7
個人情報保護マネジメントシステムを定め、確実に運用されるように継続的な見直し及び改善を実施します。

制定:2000年3月25日
最終改定:2020年9月18日
株式会社インタラック西日本
代表取締役社長 廣瀬 将則

個人情報の取り扱いについて

1.
個人情報について
個人情報とは、生存する個人に関する情報であり、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含みます)を指します。
2.
個人情報の利用目的について
当社は、個人情報を下記業務ならびに利用目的の達成に必要な範囲で利用いたします。

1

派遣・人材紹介業務において取り扱う個人情報

- 派遣事業の遂行のため
- 有料職業紹介の遂行のため
- リンクアンドモチベーショングループ(以下「当グループ」といいます)によるサービスの案内、提供のため
- お問い合わせ、当グループからの各種連絡のため

2

当社が、外国語指導等の各種業務の委託を受けることに伴って取得した個人情報

- 委託された業務の遂行

3

イベント、カンファレンス、セミナー参加者様に関する個人情報

- 当グループによるイベント、カンファレンス、セミナー等の案内、運営、管理、アンケート実施のため
- 当グループのイベント、カンファレンス、セミナー等のスポンサー、共催企業に提供するため
- 当グループが提供するサービスに関する案内のため

4

取引先の役職員に関する個人情報

- 当グループによる営業活動、取引先管理のため

5

当社が業務を委託する個人の個人情報

- 業務の依頼
- 契約管理のため

6

採用応募者の個人情報

- 当グループによる採用管理、選考手続きのため
- 当グループによるイベント、カンファレンス、セミナー等の案内、運営、管理、アンケート実施のため
- 当グループのイベント、カンファレンス、セミナー等のスポンサー、共催企業に提供するため
- 当グループによる就職活動に関する各種アンケートの実施
- 採用選考の結果、採用となった方の当グループによる内定手続き、または雇用・人事管理のため
- 当グループの採用戦略立案のため
- お問い合わせ、当グループからの各種連絡のため

7

従業員(内定者含む)・退職者に関する個人情報

- 当グループにおける雇用及び人事管理のため

3.
個人情報の共同利用について
当社は、当グループによる総合的なサービスを展開するため、個人情報(個人番号を除きます)を以下のとおり共同利用させていただく場合がございます。
1.
共同利用する個人情報の項目
【取引先その他外部の方の個人情報】
・氏名(氏名を特定する勤務先・所属・肩書等を含みます)、住所、電話番号、ファックス番号、メールアドレス等
・お問い合わせに関する事項
・サービス提供に関する事項(サービス利用に必要なアカウント情報のほか、閲覧・検索・位置情報等の行動履歴に該当する情報等)
【従業員等の内部情報】
・氏名その他の雇用・評価管理情報
2.
共同利用する者の範囲
当グループ各社(最新のグループ会社一覧はこちら。なお、当グループ会社にはこちらも含まれるものとします。)
3.
共同利用する者の利用目的
「2. 個人情報の利用目的」の範囲内において、必要な場合に限り共同利用することがあります。
4.
共同利用する個人情報の管理責任者
株式会社インタラック西日本 個人情報保護管理者
5.
取得方法
当社サービスのご利用等に伴って取得した個人情報を、原則として、暗号化等によって秘匿化したウェブシステムによって共有します。
4.
開示、訂正等の手続きについて
当社は、ご本人からの保有個人データの開示、利用目的の通知、保有個人データの内容が事実に反する場合等における訂正等、利用停止等及び第三者提供の停止(以下「開示等」といいます)のご請求を受付いたします。
[1]
開示等の求めの申し出先
(1) 苦情・相談窓口
(2) 所定の請求書に必要書類を添付のうえ、以下の宛先に、ご郵送ください。
〒802-0001 福岡県北九州市小倉北区浅野二丁目17番38号
株式会社インタラック西日本 個人情報相談窓口
[2]
ご提出いただくもの
(1) 個人情報 開示等請求書
(2) 本人確認のための書類(運転免許証、パスポート等)
(3) 法定代理人の場合は、上記(2)に加え、法定代理権があることを確認する書類
任意代理人の場合は、上記(2)に加え、当社所定の委任状及び本人の印鑑証明書
※ご提出いただいた書類に記載された本籍地等や要配慮個人情報については、あらかじめ塗り潰したうえでご提出ください。当社受領時に塗り潰されていない場合は、当社にて塗り潰すことにより取得しないものとさせていただきます。
[3]
手数料
開示等の請求については、個人情報保護法に基づき、1回のご請求ごとに、500円の手数料を徴収させて頂きます。500円分の定額小為替を請求書類に同封して頂きますようお願い申し上げます。購入手数料はご負担頂くよう、お願いいたします。(なお、手数料の額は予告なく変更させて頂くことがございますので、何卒ご了承ください。
※手数料が不足している場合及び手数料が同封されていない場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示等の求めがなかったものとして対応させて頂きます。

開示等のご請求の具体的な手続きにつきましては、「5. 個人情報の取扱いに関するご相談・苦情について」に記載しております当社の個人情報相談窓口までお問い合わせください。

5.
個人情報の取扱いに関するご相談・苦情について
当社の個人情報の取扱いに関するご相談や苦情等のお問い合わせについては、下記の個人情報相談窓口までご連絡いただきますよう、お願い申し上げます。

株式会社インタラック西日本
個人情報保護管理者 北九州支店アドミニストレーター

個人情報保護方針についてのお問い合わせ・苦情・相談

個人情報保護方針についてのお問い合わせ・苦情・相談は、下記個人情報相談窓口までご連絡ください。

株式会社インタラック西日本 個人情報相談窓口
福岡県北九州市小倉北区浅野二丁目17番38号
E-mail: lit_houmu@interac.co.jp

※保有個人データとは「個人データのうち、当社が開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有するもの(その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして個人情報の保護に関する法律施行令で定めるものを除きます)」を指します。

6.
アクセスログの取扱いについて
当社のコーポレートサイトその他当社が運営するサイトにおいては、サービス向上のためにGoogle 社のサービスであるGoogle Analyticsを利用することがあります。Google Analyticsを利用しますと、当社が発行するCookieをもとにして、Google 社がお客様のサイトまたはクラウドシステムの訪問履歴を収集、記録、分析します。当社は、Google 社からその分析結果を受け取り、お客様の利用状況等を把握します。Google Analyticsにより収集、記録、分析されたお客様の情報には、特定の個人を識別する情報は一切含まれません。また、それらの情報は、Google社により同社のプライバシーポリシーに基づいて管理されます。

Google Analyticsの利用規約に関する説明についてはGoogle Analyticsのサイトを、Google社のプライバシーポリシーに関する説明については同社のサイトをご覧ください。
Google Analyticsの利用規約:
https://marketingplatform.google.com/about/analytics/terms/jp/
Googleのプライバシーポリシー:
http://www.google.com/intl/ja/policies/privacy/

なお、Cookie(サーバ側で利用者を識別するために、サーバから利用者のブラウザに送信され、利用者のコンピュータに蓄積される情報)は、ユーザビリティーの向上・サービスの向上を目的とする内容に限定するものであり、個人情報は含みません。

Personal Information Protection Policy

Interac West Company Co., Ltd. (hereinafter “The Company”), to achieve a more meaningful society through providing “whole person” educational services that enrich the hearts, minds, and lives of people of all ages; and to contribute to more harmonious and closely knit relations among all people by promoting a deeper understanding of the world’s languages, cultures, and learning; conducts worker dispatch, recruitment, and foreign language education related businesses.

In our provision of these services, the safe management of information assets including personal information is an important matter to The Company; to ensure that it is practiced, all executives and employees of The Company will unite to strive to handle personal information appropriately, according to the Personal Information Protection Policy.

1.
The Company, in the handling of personal information handled in all businesses (including retained personal data) and personal information of individuals such as employees, shall comply with laws and ordinances related to the handling of personal information, nationally established guidelines, and other rules. In addition, we have established a personal information protection management system that complies with the Japanese Industrial Standard JIS Q 15001:2017 (Personal Information Protection Management Systems – Requirements) to protect personal information.
2.
In the acquisition and use of personal information, The Company will identify the purpose of use, handle the information appropriately within the scope necessary to accomplishment of that purpose, and will not handle the information in a manner which exceeds the scope necessary to accomplish the purpose of use that has been identified (use outside the identified purpose). In addition, The Company will take appropriate control measures to prevent use outside the identified purpose.
3.
The Company will acquire personal information using legal and fair methods.
4.
The Company will not provide personal information it has acquired to a third party, except when it has acquired the consent of the individual in question, or in cases including those in which such provision is according to laws and ordinances.
5.
The Company will enable the person who provided the personal information to be appropriately involved in each situation where personal information is acquired, used, and provided. In addition, if The Company receives complaint or consultation regarding the handling of personal information, it shall expeditiously investigate the facts of the case and appropriately respond within a reasonable period of time and in good faith.
6.
In the management of personal information, The Company will take organizational, human, physical, and technological safety control measures in striving to prevent and correct leakage, loss, or damage to personal information.
7.
The Company will establish a personal information protection management system, continuously reviewing and improving it to ensure its operation.

Established: 25 March 2000
Last revision: 18 September 2020
Interac West Company Co., Ltd.
President and Representative Director Masanori Hirose

Regarding Handling of Personal Information

1.
Personal Information
The term "personal information" means information about a living individual which can identify the specific individual by name, date of birth or other description contained in such information (including such information as will allow easy reference to other information and will thereby enable the identification of the specific individual).
2.
Purpose of Use of Personal Information
The Company will use personal information for the work listed below and within the scope necessary to accomplish the purpose of use.

1

Personal information handled in worker dispatch and recruitment work

- For the conduct of worker dispatch business
- For the conduct of fee-based job placement
- To inform regarding and provide the services of Link and Motivation Group (hereinafter “The Group”)
- For the handling of inquiries, and for The Group to perform various contacts

2

Personal information acquired by The Company in the course of being consigned various work including foreign language training.

- The conduct of consigned work

3

Personal information related to participants in events, conferences, and seminars

- To inform, operate, manage, and conduct surveys regarding events, conferences, seminars, etc. put on by The Group
- To provide to the sponsors and joint organizers of events, conferences, seminars, etc. put on by The Group
- To inform regarding services provided by The Group

4

Personal information regarding executives and employees of transaction partners

- Sales activities and transaction partner management by The Group

5

Personal information of individuals to which The Company consigns work

- Work requests
- Contract management

6

Personal information of job applicants

- Hiring management and selection procedures by The Group
- To inform, operate, manage, and conduct surveys regarding events, conferences, seminars, etc. put on by The Group
- To provide to the sponsors and joint organizers of events, conferences, seminars, etc. put on by The Group
- For The Group to conduct various surveys regarding job search activities
- For The Group to perform informal appointment procedures, official hiring, and/or human resource management regarding individuals who have been hired as a result of the hiring selection process.
- For The Group to draft hiring strategies
- For the handling of inquiries, and for The Group to perform various contacts

7

Personal information regarding employees (including informally appointed persons) and resigned employees

- For employment and human resource management in The Group

3.
Joint Use of Personal Information
The Company, in order to carry out general services through The Group, may jointly use personal information (excluding Personal Identification Number) as described below.
1.
Items of personal information used jointly
[Personal information of transaction partners and other external individuals]
- Name (including employer, department, title, etc.), address, telephone number, fax number, email address, etc.
- Items regarding inquiries
- Items regarding provision of services (account information necessary to use services, as well as view, search, location information, and other information which constitutes activity history, etc.)
[Employee and other internal information]
- Name and other employment and evaluation management information
2.
Scope of who jointly uses information
All companies of The Group (The latest list of Group companies is here. Further, this is included in The Group.)
3.
Purpose of use of those who jointly use information
Joint use is limited to cases necessary within the scope of “2. Purpose of Use of Personal Information.”
4.
Person responsible for management of jointly used personal information
Interac West Company Co., Ltd. Personal Information Protection Manager
5.
Methods of acquiring information
As a principle, the personal information acquired in the course of use of services of The Company is shared via a web system made confidential by means including encryption.
4.
Disclosure and Correction, etc. Procedures
The Company will receive requests from the individual in question to disclose retained personal data, notify of purpose of use, make corrections, etc. if the retained personal data is factually incorrect, and discontinue using, etc., or discontinue providing to a third party (hereinafter “Disclosure, etc.”).
[1]
Where to request Disclosure, etc.
(1) Complaint / Consultation Contact
(2) Send by post the designated form with required attached documents to the following address:

2-17-38 Asano-Kitaku Kokura Kitakyushu Fukuoka 802-0001
Interac West Company Co., Ltd.Personal Information Consultation Desk
[2]
What to submit
(1) Personal information Disclosure, etc. Request
(2) Documents for identification of the individual in question (driver’s license, passport, etc.)
(3) If contact is made by a legal representative, include documentation confirming that the legal representative has the right of legal representation in addition to item (2) above
If contact is made by a voluntary representative, include a letter of proxy designated by The Company and the seal registration certificate of the individual in question in addition to item (2) above
*Please submit the documents with permanent domicile and any other sensitive personal information redacted prior to submission. If such information is not redacted upon receipt at The Company, The Company will redact to avoid acquiring the personal information.
[3]
Fees
The Company will, according to the Act on the Protection of Personal Information, collect a fee of 500 yen for each Disclosure, etc. request made. Please enclose a fixed-amount money order for 500 yen with each request submitted. Please also bear the cost of fees incurred when making the purchase thereof. (Further, please understand that The Company may change the amount of fees without notice.)
*If the fees enclosed are insufficient, or if no fees are enclosed, The Company will notify the request sender; however, if payment is not made within the designated period, The Company will assume that the Disclosure, etc. request has not been made.

The specific procedure for a Disclosure, etc. request is listed in “5. Consultations / Complaints regarding Handling of Personal Information”. Please inquire to The Company’s Personal Information Consultation Desk.

5.
Consultations / Complaints Regarding Handling of Personal Information
For inquiries including consultations or complaints regarding The Company’s handling of personal information, please contact the Personal Information Consultation Desk listed below.

Interac West Company Co., Ltd.
Personal Information Protection Manager Kitakyushu Branch Administrator

For inquiries, complaints, or consultations regarding the Personal Information Protection Policy.

Please contact the Personal Information Consultation Desk listed below for inquiries, complaints, or consultations regarding the Personal Information Protection Policy.

Interac West Company Co., Ltd. Personal Information Consultation Desk
2-17-38 Asano-Kitaku Kokura Kitakyushu Fukuoka
Email: lit_houmu@interac.co.jp

*The term "retained personal data" means “such personal data over which The Company handling personal information has the authority to disclose, to correct, add or delete the content, to discontinue its utilization, to erase, and to discontinue its provision to a third party (excluding the data which is specified by a Cabinet Order as harming public or other interests if its presence or absence is known).”

6.
Access Log Handling
On the corporate site of and other sites operated by The Company, Google Analytics, a service of the company Google, may be used to improve services. When using Google Analytics, Google, based on a cookie issued by The Company, collects, records, and analyzes the customer’s history of visiting sites and/or cloud systems. The Company receives analytical results from Google and thereby ascertains the customer’s use status. Customer information collected, recorded, and analyzed through Google Analytics includes no information which can identify a specific individual. In addition, this information is controlled by Google according to its Privacy Policy.

For an explanation of the Google Analytics Terms of Use, please visit the Google Analytics site; for explanation of the Google Privacy Policy, please visit the Google site.
Google Analytics Terms of Use:
https://marketingplatform.google.com/about/analytics/terms/jp/
Google Privacy Policy:
http://www.google.com/intl/ja/policies/privacy/

Further, cookies (information sent from the server to the user’s browser to be kept on the user’s computer for the purpose of identifying a user on the server side) are limited to use for the purposes of usability and service improvement, and do not contain personal information.